Als je een evenement organiseert op een locatie die niet volledig rookvrij is, is de aanpak eenvoudig samen te vatten: zorg voor een duidelijk rookbeleid, communiceer dit vooraf naar alle gasten en richt fysieke rookzones in die overlast voor niet-rokers minimaliseren. Met de juiste voorbereiding kun je roken op een evenement goed beheersbaar maken zonder dat het de sfeer of beleving van de dag verstoort. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over rookbeleid op evenementenlocaties.

Wat zegt de wet over roken op evenementenlocaties?

In Nederland geldt een wettelijk rookverbod in alle overdekte publieke ruimtes, waaronder evenementenlocaties. Dit betekent dat roken binnen een evenementenlocatie in principe verboden is, tenzij er aparte, volledig afgesloten rookruimtes zijn die voldoen aan de wettelijke eisen. Buiten gelden er geen wettelijke beperkingen, maar de locatie of organisator mag hier eigen regels aan toevoegen.

De Nederlandse Tabaks- en rookwarenwet legt de verantwoordelijkheid bij de exploitant van de ruimte. Als organisator van een evenement ben je dus mede verantwoordelijk voor de naleving van het rookverbod. De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert de naleving en kan boetes opleggen bij overtredingen.

Praktisch gezien betekent dit voor evenementenorganisatoren het volgende:

• Roken is verboden in alle overdekte ruimtes, inclusief tenten met gesloten wanden
• Een rookruimte mag alleen als die volledig afgesloten is en niet als doorgangsruimte dient
• Medewerkers mogen in rookruimtes geen werkzaamheden uitvoeren
• Buitenruimtes zijn vrij van wettelijke rookbeperkingen, maar de locatie mag eigen regels stellen

Controleer altijd vooraf welke regels de evenementenlocatie zelf hanteert, naast de wettelijke verplichtingen. Sommige locaties kiezen ervoor om ook buiten een rookvrij beleid te voeren.

Hoe communiceer je vooraf een rookbeleid naar gasten?

Communiceer het rookbeleid zo vroeg mogelijk en via meerdere kanalen. Vermeld het beleid al in de uitnodiging of bevestigingsmail, herhaal het in een herinneringsmail vlak voor het evenement en zorg voor duidelijke bewegwijzering op de locatie zelf. Hoe eerder gasten weten wat ze kunnen verwachten, hoe minder verwarring of irritatie er ontstaat op de dag zelf.

Een effectieve communicatiestrategie voor je rookbeleid ziet er zo uit:

1. Vermeld het beleid in de uitnodiging, een korte zin over rookzones of het rookvrije karakter van de locatie is voldoende
2. Stuur een herinneringsmail, herhaal de informatie over rookgelegenheid en waar die zich bevindt
3. Gebruik duidelijke signalering op locatie, bordjes bij ingangen, rookzones en rookvrije gebieden voorkomen onduidelijkheid
4. Brief je eigen team en externe leveranciers, ook cateraars, technici en beveiliging moeten het beleid kennen
5. Zorg voor een aanspreekpunt op de dag zelf, iemand die gasten vriendelijk kan wijzen op de regels als dat nodig is

Houd de toon vriendelijk en informatief. Niemand wordt graag op een strenge manier aangesproken op zijn gedrag, zeker niet op een feestelijk evenement.

Waar richt je rookzones in op een evenemententerrein?

Rookzones richt je in op plekken die goed bereikbaar zijn vanuit de evenementenruimtes, maar ver genoeg verwijderd van ingangen, terrassen en drukbezochte buitengebieden. De gouden regel is: rook mag niet naar binnen of naar niet-rokende gasten toe waaien. Kies bij voorkeur een afgelegen hoek van het terrein met goede ventilatie en voldoende ruimte.

Bij het inrichten van een rookzone op een evenementenlocatie zijn er een aantal praktische aandachtspunten:

• Plaats rookzones minimaal vijf meter van ingangen, ramen en ventilatieopeningen
• Zorg voor voldoende asbakken of peukenbakken zodat gasten geen peuken op de grond gooien
• Verlichting in de rookzone is belangrijk bij avondevenementen
• Overweeg een afdak als het evenement lang duurt of buiten plaatsvindt bij wisselend weer
• Markeer de rookzone duidelijk met borden zodat gasten hem makkelijk vinden

Op grote terreinen met meerdere evenementenruimtes kan het zinvol zijn om meerdere rookzones te creëren, verspreid over het terrein. Zo hoeven gasten niet ver te lopen en blijft de overlast voor anderen beperkt.

Hoe voorkom je rookoverlast voor niet-rokende gasten?

Rookoverlast voor niet-rokende gasten voorkom je door een combinatie van slimme locatiekeuze voor rookzones, duidelijke communicatie en praktische maatregelen op de dag zelf. De kern is dat rokers en niet-rokers zo veel mogelijk gescheiden worden gehouden, zonder dat dit ten koste gaat van de beleving voor beide groepen.

Praktische maatregelen die goed werken:

• Richt rookzones in aan de lijzijde van het terrein, zodat rook niet naar drukke gebieden waait
• Gebruik windschermen of afscheidingen om rookzones visueel en fysiek af te bakenen
• Houd ingangen en loungegebieden consequent rookvrij
• Wijs gasten bij binnenkomst actief op de rookzone, zodat ze niet zelf hoeven te zoeken
• Zorg dat medewerkers vriendelijk maar duidelijk kunnen ingrijpen als iemand op de verkeerde plek rookt

Een goed doordachte indeling van de faciliteiten maakt een groot verschil. Als de routing op het terrein logisch is en rookzones op een natuurlijke manier in de loop van het evenement zijn opgenomen, ervaren gasten er nauwelijks hinder van.

Wat zijn de voor- en nadelen van een volledig rookvrije locatie?

Een volledig rookvrije evenementenlocatie biedt duidelijkheid voor alle gasten en voorkomt discussies over rookgedrag. Het grote voordeel is dat je geen rookzones hoeft in te richten en dat niet-rokende gasten volledig ongestoord kunnen genieten van het evenement. Het nadeel is dat rokende gasten de locatie moeten verlaten om te roken, wat kan leiden tot langere afwezigheid of ongemak.

De afweging is afhankelijk van het type evenement en de doelgroep. Bij een zakelijk congres of een formele bijeenkomst past een rookvrij beleid goed en wordt het door de meeste gasten gewaardeerd. Bij een informeel personeelsfeest of festival kan een volledig rookverbod voor weerstand zorgen als een significant deel van de gasten rookt.

Voordelen van een volledig rookvrije locatie:

• Geen rookoverlast voor niet-rokers, ook niet buiten
• Eenvoudiger te communiceren en te handhaven
• Positief imago op het gebied van gezondheid en duurzaamheid
• Minder rommel van peuken op het terrein

Nadelen van een volledig rookvrije locatie:

• Rokende gasten moeten het terrein verlaten, wat ongemakkelijk kan zijn
• Kan als betuttelend worden ervaren bij bepaalde doelgroepen
• Vereist duidelijke communicatie vooraf om teleurstelling te voorkomen

De beste keuze hangt af van je doelgroep, de sfeer die je wilt neerzetten en de mogelijkheden van de locatie. Bespreek dit altijd vooraf met de locatiebeheerder zodat jullie verwachtingen op elkaar aansluiten. Meer weten over wat een locatie zoal biedt? Bekijk de informatie over mogelijkheden voordat je een keuze maakt.

Hoe Paradigm Connects helpt met rookbeleid op jouw evenement

Paradigm Connects denkt als full-service evenementenpartner actief mee over alle praktische aspecten van jouw evenement, inclusief rookbeleid. Op het voormalige Suikerunieterrein in Groningen beschik je over een terrein van drie hectare met meerdere binnen- en buitenruimtes, wat volop ruimte biedt om een doordacht rookbeleid te implementeren dat past bij jouw evenement en doelgroep.

Wat Paradigm Connects voor je regelt:

• Advies over de beste plek voor rookzones op het terrein, afgestemd op de indeling van jouw evenement
• Ondersteuning bij het opstellen van een rookbeleid dat past bij de sfeer en doelgroep
• Duidelijke bewegwijzering en communicatiemiddelen op de locatie zelf
• Een ervaren team dat gasten op een vriendelijke manier begeleidt en informeert

Of je nu een zakelijk congres, een bedrijfsfeest of een teamuitje organiseert, een goed doordacht rookbeleid hoort bij een professioneel evenement. Neem gerust contact op om te bespreken hoe we jouw evenement zo soepel mogelijk kunnen laten verlopen.

Gerelateerde artikelen

• Wat moet je regelen als de evenementenlocatie geen catering heeft?
• Wat is een evenementenlocatie precies?
• Wat zijn de juridische verplichtingen bij het huren van een evenementenlocatie?
• Hoe zorg je voor een toegankelijke evenementenlocatie voor oudere gasten?
• Hoe ga je om met weersomstandigheden bij een buitenevenementenlocatie?