Als je een evenementenlocatie zonder catering boekt, moet je zelf een externe cateraar regelen. Dat betekent: een cateraar selecteren, logistieke afspraken maken met de locatie, dranken organiseren en zorgen dat alles op tijd aanwezig is. Het klinkt als meer werk, maar het geeft je ook meer vrijheid om precies de ervaring te creëren die bij jouw evenement past. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over catering regelen voor een evenement zonder ingebouwde cateringservice.

Mag je bij een evenementenlocatie zonder catering zelf een cateraar meenemen?

Ja, bij de meeste evenementenlocaties zonder eigen catering mag je een externe cateraar meenemen. Dat is juist de bedoeling. Toch is het slim om dit van tevoren te bevestigen met de locatie, want sommige locaties werken met een lijst van voorkeurspartners of stellen specifieke eisen aan externe leveranciers op het gebied van hygiëne, verzekering of logistiek.

Vraag bij het boeken van de locatie altijd het volgende na:

• Zijn er beperkingen voor externe cateraars?
• Welke keukenapparatuur of faciliteiten zijn beschikbaar?
• Zijn er laad- en losmogelijkheden voor de cateraar?
• Gelden er specifieke regels rondom alcohol, vergunningen of afvalverwerking?

Als je die informatie op tijd hebt, kun je een cateraar kiezen die goed aansluit op wat de locatie biedt. Bekijk de beschikbare faciliteiten van de locatie voordat je een cateraar benadert, zodat je weet met welke infrastructuur je werkt.

Wat kost het inhuren van een externe cateraar voor een zakelijk evenement?

De kosten voor het inhuren van een externe cateraar voor een zakelijk evenement variëren sterk, afhankelijk van het type catering, het aantal gasten en het serviceniveau. Reken globaal op een bedrag tussen de 25 en 100 euro per persoon voor een verzorgde zakelijke lunch of borrel, en 60 tot 150 euro per persoon voor een volledig diner met bediening.

Factoren die de prijs bepalen, zijn onder andere:

• Type menu: een walking dinner is doorgaans duurder dan een buffet
• Aantal gasten: grotere aantallen drukken de prijs per persoon
• Inclusief of exclusief dranken: dit maakt een groot verschil in de totaalprijs
• Reiskosten en opbouwtijd: sommige cateraars rekenen dit apart
• Huur van materialen: tafels, servies en linnen zijn niet altijd inbegrepen

Vraag altijd een gespecificeerde offerte aan bij meerdere cateraars en let op wat er wel en niet in de prijs is opgenomen. Zo voorkom je verrassingen achteraf.

Welk type catering past bij welk soort evenement?

Het type catering dat het beste past, hangt af van de aard van het evenement, de duur en het gewenste sfeergevoel. Een informele netwerkborrel vraagt om iets heel anders dan een formeel congres of een bedrijfsfeest.

Een handig overzicht:

1. Netwerkborrel of receptie: fingerfood en hapjes die staand gegeten kunnen worden, eventueel aangevuld met een drankenpakket
2. Congres of studiedag: koffie en thee bij aankomst, een verzorgde lunch (buffet of lunchboxen) en een middagsnack
3. Teambuilding of heidag: een informeel buffet of barbecue past goed bij de ontspannen sfeer
4. Productlancering of klantenevenement: culinaire beleving als onderdeel van het programma, denk aan een walking dinner of chef's table
5. Bedrijfsfeest of gala: een volledig verzorgd diner met meerdere gangen en uitgebreide drankenservice

Stem het type catering altijd af op het programma. Als er veel presentaties zijn, wil je geen catering die mensen afleidt. Gaat het om verbinding en ontspanning, dan werkt een interactieve cateringvorm zoals een live cooking station juist heel goed.

Waar moet je op letten bij het kiezen van een externe cateraar?

Bij het kiezen van een externe cateraar voor een evenement op een locatie zonder eigen catering zijn betrouwbaarheid, ervaring en flexibiliteit de belangrijkste criteria. Een goede cateraar denkt mee, past zich aan de locatie aan en levert kwaliteit ongeacht de omstandigheden.

Let bij de selectie op de volgende punten:

• Ervaring op externe locaties: niet elke cateraar is gewend om te werken zonder professionele keuken ter plekke
• Referenties en reviews: vraag naar eerdere opdrachten die vergelijkbaar zijn met jouw evenement
• Flexibiliteit in menu: kan de cateraar omgaan met dieetwensen, allergieën of last-minute wijzigingen?
• Eigen materialen: heeft de cateraar eigen servies, tafels en koelapparatuur?
• Vergunningen en hygiënecertificaten: zeker bij evenementen met alcohol of grote aantallen gasten
• Communicatie vooraf: een cateraar die goed bereikbaar is en proactief meedenkt, bespaart je veel stress op de dag zelf

Plan bij voorkeur een proefmenu of kennismakingsgesprek voordat je een definitief contract tekent. Zo weet je zeker dat de stijl en kwaliteit aansluiten bij jouw verwachtingen.

Hoe regel je dranken als de locatie geen catering heeft?

Als de locatie geen catering heeft, moet je dranken apart regelen. Dat kan via de externe cateraar, via een gespecialiseerde drankleverancier of door zelf dranken in te kopen. Welke optie het meest praktisch is, hangt af van het formaat van het evenement en de faciliteiten op de locatie.

Houd bij het regelen van dranken rekening met het volgende:

• Schenkvergunning: bij betaalde evenementen of openbare bijeenkomsten kan een vergunning nodig zijn voor het schenken van alcohol
• Koeling: zorg voor voldoende koelapparatuur, zeker bij warm weer of grote aantallen
• Barmateriaal: glazen, een bar en eventueel een barkeeper moet je zelf regelen als de locatie dit niet biedt
• Non-alcoholisch aanbod: zorg altijd voor een goed alternatief voor gasten die geen alcohol drinken
• Hoeveelheden: een vuistregel is 3 tot 4 consumpties per persoon per uur bij een borrel, maar dit verschilt per type evenement

Vraag bij de evenementenlocatie na of er al een bar aanwezig is of dat je dit volledig zelf moet meenemen. Dat scheelt een hoop logistiek.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij het zelf regelen van catering voor een evenement?

De meest voorkomende fout bij het zelf regelen van catering voor een evenement is te laat beginnen. Een goede cateraar is snel volgeboekt, zeker in drukke periodes. Maar er zijn meer valkuilen waar organisatoren tegenaan lopen.

1. Te laat een cateraar boeken: begin minimaal 6 tot 8 weken van tevoren, bij grote evenementen nog eerder
2. Vergeten te vragen naar dieetwensen: vraag gasten op tijd naar allergieën en voedingsvoorkeuren
3. Onderschatten van de hoeveelheden: te weinig eten of drinken is een van de grootste teleurstellingen voor gasten
4. Geen back-upplan: wat doe je als de cateraar uitvalt of te laat is? Zorg altijd voor een contactpersoon en een noodplan
5. Vergeten van logistieke afspraken: wie regelt de opbouw en afbouw, wie zorgt voor de afvalverwerking en wie is het aanspreekpunt op de dag zelf?
6. Niet checken of de locatie stroom en water heeft: sommige cateraars hebben specifieke aansluitingen nodig die niet standaard aanwezig zijn

Een goede voorbereiding en duidelijke communicatie tussen jou, de cateraar en de locatie voorkomen de meeste problemen. Maak een draaiboek met tijdlijnen en verantwoordelijkheden, zodat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt.

Hoe Paradigm Connects helpt bij catering op jouw evenement

Paradigm Connects is een evenementenlocatie in Groningen waar je als organisator alle vrijheid hebt om je eigen cateraar mee te nemen. Maar meer dan dat: als full-service evenementenpartner denkt Paradigm Connects actief mee over de invulling van jouw evenement, inclusief de catering.

• Je krijgt toegang tot een uniek industrieel terrein van drie hectare met meerdere binnen- en buitenlocaties
• Paradigm Connects helpt je bij het vinden van de juiste cateringpartner die past bij jouw evenement en budget
• Alle logistieke details rondom opbouw, faciliteiten en aansluitingen worden vooraf helder gecommuniceerd
• Je werkt samen met een ervaren team dat maatwerk levert en meedenkt over het complete programma

Of je nu een congres, bedrijfsfeest, productlancering of netwerkborrel organiseert: Paradigm Connects zorgt ervoor dat de locatie en de logistiek kloppen, zodat jij je kunt focussen op de inhoud. Wil je weten wat de mogelijkheden zijn? Neem contact op en bespreek je wensen vrijblijvend.

Gerelateerde artikelen

• Hoe ver van tevoren moet je een evenementenlocatie boeken?
• Wat zijn de voordelen van een evenementenlocatie met eigen eventcoördinator?
• Wat is het verschil tussen een locatie met en zonder exclusieve cateraar?
• Hoe vergelijk je meerdere evenementenlocaties objectief met elkaar?
• Wat zijn de eisen voor een evenementenlocatie bij een personeelsfeest?